Why ERP for textile manufacturing is more than a “necessary evil”

Article by Gaetano Tonello (Datatex Senior Project Manager)

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Winston Churchill once – moreover, at a very dramatic juncture – said, “Sometimes doing our best is not enough; we must do what is necessary.”

The salient fact is that when a thing manifests itself in all its evidence as “necessary,” it often immediately triggers more or less unconsciously a mechanism that leads one to drift, to the point of detesting that thing; and one ends up doing so with a direct proportionality, whereby the more necessary it is, the more one would like to ward it off, circumvent it, neutralize it, eliminate it…

I tried to do a memory exercise, to recall how many times I had encountered such situations in the textile and garment manufacturing industry.

One eye-opening experience was almost two decades ago, and for me it was enlightening about how textile entrepreneurs usually perceive and deal with-for example-the investment in purchasing machinery on the one hand and the investment in adopting a new ERP system on the other.

This is November 2006, when I was younger; I was engaged-among other projects-at a major Datatex client in Bangladesh.

We were doing the kick off of the project, and on that occasion I had the opportunity to visit the plant, as was the practice. It was a factory built in 2000, making dyed cotton fabrics.

I’ve always liked and found it quite exciting to see the life of a textile industry from the inside, to take a close look at the transition from yarn to fabric to dyed fabric to finishing and quality control, to find out what’s behind-for example-a cotton shirt we buy and wear.

But there was also another thing-very important-that I realized at that moment: for the “doc” entrepreneur, textile machines are also a matter of the heart, they are a source of fulfillment, they have the power to make you slide from the rational to the sentimental plane; while the so-called IT part is often perceived as a “necessary evil,” as an obligatory and “non-avoidable” investment, but anything but exciting. 

When the entrepreneur I’m talking about showed me the dyeing machines, and in particular a machine that was the only one that was almost new-actually valuable from the point of view of quality and performance-his eyes really sparkled there, like that car enthusiast who just bought a Ferrari.

Now, if we really want to be honest, there is no question that the vast majority of the world’s (male) population gets excited when they buy a new car, but I have and do come across people who are not particularly interested in this discourse, while I have never had to deal with a textile entrepreneur who was not at least a little “in love” with production machines.

But when it comes to computerization and digitization, the situation changes dramatically, and in fact-and with this I return briefly to the story of 2006-when after seeing the textile machinery we went back to the office the entrepreneur’s eyes changed, I saw them somewhat dull, I would even say lazily resigned.

And I’m talking about a very valuable industry entrepreneur who has been in the market successfully for many, many years and has always worked very well in partnership with Datatex as well.

When I talk to my sales colleagues–God bless salespeople and grant them discernment…–I often hear speeches like this:
“…It’s unbelievable, this company has just invested more than 3 million euros in machinery and doesn’t want to spend just under 300 thousand on a new ERP…”

Going on the level of “pure reasoning,” all of this can surely seem paradoxical, because the information system, the corporate information and data management system, is the lintel of a company, it is what holds the corporate edifice up and without which everything would collapse, or-better said-everything would come to a standstill.

Without a properly set up and functioning ERP, an industry today-especially a manufacturing industry-could not in fact stand on its feet, in the sense that people-all people, from managers, to clerks, to operational workers-would not know what, how, when to do.

Taking the IT part away from a company that already has it-in the contemporary world-would be the equivalent of depriving a house of electricity; it would be a bit like if there was a perpetual blackout and people had to gear up to fetch water from a stream, fish, then build a fire and sit down to eat warming themselves in the heat of the flame (well, let’s not exaggerate, but come on…).

It is something that is not in dispute that to avoid such a scenario people equip their homes with electricity and pay their bills, but for everyone the investment in electricity (and gas, water, etc.) is often, not to say always, seen – precisely – as a “necessary evil,” an unavoidable cost, and in this sense – in the light of this comparison – the whole thing seems to us all but paradoxical: just as a person invests the minimum necessary in the electricity of his home and at the same time – if he can do so – is willing to spend a lot on things that give him satisfaction (the garden, furniture, sofas, kitchen, clothing, cars, travel, vacations, jewelry, etc.), in the same way the entrepreneur of a textile manufacture is constantly tempted to limit investment in IT solutions to the bare minimum, so as to reserve for what gratifies him most – the machinery, facilities, trade shows… – the preponderant part of investments.

To be fair, it must be said that in many cases I happened to meet textile manufacturing entrepreneurs who had been “burned” by previous experiences, with software houses or self-styled specialists who, however, had ended up not following them adequately, with ERP systems that had in fact failed to meet expectations, with often unresolved issues that had arisen in the course of work, and with logical, technical and communication criticalities of various kinds, which tended to sclerose over time.

In almost all cases the various issues mentioned above were eventually resolved by the move to Datatex but
– initially-and not only initially-they contributed in no small part to instilling an abnormal distrust and almost annoyance with the IT world.

This was and is certainly true, but I also believe-and this brings me to the point-that there is a fundamental difference between investing in electricity, which we were talking about earlier, and choosing an ERP system for a company.

While electricity, for a household, is only a “rudimentary” and “foundational” necessity with respect to which it is understandable, not to say obvious, that the evaluation criterion is simply that of bill savings, ERP–for a textile company–is not only an “intrinsic” and “structural” necessity (a “necessary evil,” in short…) but is also a potential vehicle for innovation that can generate great opportunities in relatively no time, and with sometimes truly remarkable cost/benefit advantages.

And then a little aside to round off the argument: I challenge anyone to say “my electricity is better than yours”; a company producing and distributing electricity will at best be able to say, “my service is better than yours.”

Those who create and operate ERP software can say (and how can they say it…), “My ERP is better than yours.”

Given the “classical” cultural background, and as an AI enthusiast from unsuspected times, who knows why, but I have always found the IT world “moderately exciting” (don’t ask me why, I don’t know either…); and of course I don’t have the pretension and the audacity to be able to pass this passion on to everyone…

What I have tried and always try to do is to help spread a “cultural approach” to digital innovation, which is not an interest in the mere technical aspects of our work (this may or may not be there, but it is not the main point…) but is an awareness of the great opportunities that the technological revolution can open up for companies, and – I repeat the initial concept – especially for textile and garment manufacturing companies.

At the center of the debate today are the new frontiers related to the world of Artificial Intelligence, and rightly so, but let us not forget that often in companies, a lack of appetite for IT and digital innovation inhibits the adoption of solutions that are much more affordable and have an immediate and immediately profitable impact.

At one of our clients it took me months, perhaps years, to convince the “decision makers” to replace-digitizing all the various “processes” involved-the sheets of paper that were used by all the workers to manage and monitor production progress.

Today all it takes is the push of a button connected to the software, without the need for people to write with a pen and other people to then copy the sheets of paper to an Excel spreadsheet, wasting great time and risking making unnoticeable errors, or perceivable when it is too late, and the oxen have run away…

Did the things being done today somehow “work” before?

Probably yes, but at what cost?

By the way, since we mentioned it-how many Excel sheets do we still see in offices?

Too many…? Too few…? Enough…? I don’t know, I don’t answer…?

What does this depend on?

Instead of adopting innovative and efficient solutions, people often still work with systems that do not offer certified data, which lead to-sometimes serious-problems in data sharing and leave too much room for subjectivity in data processing, presentation and interpretation.

But I am only giving one example among many.

Investments in the company‘s information system, and in process automation and digitization systems in general, can in many cases pay for themselves much sooner than one would think, and offer solutions-analyzed and proposed on a case-by-case basis, just to name no names, by Datatex technicians-that do more than just “make things work and make them work well” but also steer the company toward a path of change that is sure to save time and money. 

When the entrepreneur sets aside his or her own firm beliefs for a moment, and realizes this, after the physiological initial distrust, he or she ends up changing his or her gaze, and a little brightens up (never as much as with textile machines, anyway…).

Certainly-it has happened to us many times-thank us, even years later.

ITA

ERP per l’industria manifatturiera tessile. Perché è molto di più di un “male necessario”

Articolo di Gaetano Tonello (Datatex Senior Project Manager)

Winston Churchill una volta – peraltro in un frangente molto drammatico – disse: “A volte fare del proprio meglio non è abbastanza; dobbiamo fare ciò che è necessario.”

Il fatto saliente è che quando una cosa si manifesta in tutta la sua evidenza come “necessaria”, sovente scatta subito più o meno inconsciamente un meccanismo che porta a una deriva, fino al punto di detestare quella cosa; e si finisce per farlo con una proporzionalità diretta, per cui tanto più è necessaria, tanto più la si vorrebbe allontanare, aggirare, neutralizzare, eliminare…

Ho provato a fare un esercizio di memoria, per ricordare quante volte mi fosse capitato di incontrare situazioni del genere nel mondo dell’industria manifatturiera tessile e confezionista.

Un’esperienza che mi ha aperto gli occhi risale a quasi vent’anni fa, e per me fu illuminante su come gli imprenditori tessili solitamente percepiscono e affrontano – per esempio – l’investimento per l’acquisto di macchinari da una parte e l’investimento per l’adozione di un nuovo sistema ERP dall’altra.

Siamo nel Novembre 2006, quando ero più giovane; ero impegnato – tra gli altri progetti – presso un importante cliente di Datatex in Bangladesh.

Stavamo facendo il kick off del progetto e nell’occasione ho avuto modo di visitare lo stabilimento, come da prassi. Si trattava di uno stabilimento costruito nel 2000, che realizzava tessuti tinti cotonieri.

Mi è sempre piaciuto e ho sempre trovato piuttosto entusiasmante vedere la vita di un’industria tessile dall’interno, osservare da vicino il passaggio da filo a tessuto a tessuto tinto, fino al finissaggio e al controllo della qualità, scoprire cosa c’è dietro – per esempio – una camicia di cotone che compriamo e che indossiamo.

Ma ci fu anche un’altra cosa – molto importante – che ho capito in quel momento: per l’imprenditore “doc” le macchine tessili sono anche una questione di cuore, sono una fonte di appagamento, hanno il potere di farti scivolare dal piano razionale al piano sentimentale; mentre la parte cosiddetta informatica è percepita spesso come un “male necessario”, come un investimento obbligatorio e “non evitabile”, ma tutt’altro che entusiasmante.

Quando l’imprenditore di cui sto parlando mi ha mostrato le macchine di tintoria, e in particolare un macchinario che era l’unico ad essere quasi nuovo – effettivamente di pregio dal punto di vista della qualità e delle prestazioni – lì davvero gli brillavano gli occhi, come quell’appassionato di automobili che ha appena comprato una Ferrari.

Ora, se proprio vogliamo essere onesti, è indubbio che la stragrande maggioranza della popolazione (maschile) mondiale si esalta quando acquista un’auto nuova, ma mi è capitato e mi capita di incontrare persone che non sono particolarmente interessate a questo discorso, mentre non mi è mai successo di avere a che fare con un imprenditore tessile che non fosse almeno un po’ “innamorato” delle macchine di produzione.

Ma quando si parla di informatizzazione e digitalizzazione la situazione cambia radicalmente, e infatti – e con questo torno brevemente alla storia del 2006 – quando dopo aver visto i macchinari tessili siamo tornati in ufficio gli occhi dell’imprenditore sono cambiati, li ho visti un po’ spenti, direi anche pigramente rassegnati.

E sto parlando di un validissimo imprenditore di settore, sul mercato con successo da moltissimi anni e che ha sempre lavorato molto bene anche in collaborazione con Datatex.

Quando parlo con i miei colleghi commerciali – Dio benedica i commerciali e conceda loro il discernimento…- mi capita spesso di sentire discorsi di questo tipo:
“…È incredibile, questa azienda ha appena investito più di 3 milioni di euro in macchinari e non vuole spenderne poco meno di 300mila per un nuovo ERP…”.

Andando sul piano del “puro raziocinio”, tutto questo può apparire sicuramente paradossale, perché il sistema informativo, il sistema di gestione dell’informazione e del dato aziendali, è l’architrave di un’azienda, è ciò che tiene in piedi l’edificio aziendale e senza il quale crollerebbe tutto, o – per meglio dire – tutto si fermerebbe.

Senza un ERP correttamente impostato e funzionante un’industria oggi – tanto più un’industria manifatturiera – non potrebbe di fatto reggersi in piedi, nel senso che le persone – tutte le persone, dai quadri, agli impiegati, alle maestranze operative – non saprebbero cosa, come, quando fare.

Togliere la parte informatica a un’azienda che ne è già dotata – nel mondo contemporaneo – equivarrebbe a privare di elettricità una casa; sarebbe un po’ come se ci fosse un black out perenne e le persone dovessero attrezzarsi per prendere l’acqua da un ruscello, pescare, poi accendere un fuoco e sedersi a mangiare scaldandosi al calore della fiamma (be’, non esageriamo, ma insomma…).

È qualcosa che non si discute che per evitare uno scenario di questo genere la gente doti le proprie abitazioni di elettricità e paghi le bollette, ma per tutti l’investimento in elettricità (e nel gas, nell’acqua, ecc.) è spesso, per non dire sempre, visto – appunto – come un “male necessario”, un costo inevitabile, e in questo senso – alla luce di questo paragone – il tutto ci appare tutt’altro che paradossale: come una persona investe il minimo necessario nell’elettricità di casa e allo stesso tempo – se può farlo – è disposto a spendere molto in cose che gli danno soddisfazione (il giardino, i mobili, i divani, la cucina, l’abbigliamento, le automobili, i viaggi, le vacanze, i gioielli, ecc.), allo stesso modo l’imprenditore di una manifattura tessile è costantemente tentato dal limitare allo stretto necessario l’investimento in soluzioni informatiche, così da riservarsi per ciò che più lo gratifica – i macchinari, le strutture, le fiere… – la parte preponderante degli investimenti.

A onor del vero va detto che in molti casi mi è capitato di incontrare imprenditori di manifatture tessili che erano stati “scottati” da esperienze pregresse, con software house oppure sedicenti specialisti che però avevano finito per non seguirli adeguatamente, con sistemi ERP che avevano di fatto disatteso le aspettative, con problematiche spesso irrisolte sorte in corso d’opera e con criticità logiche, tecniche e comunicative di vario genere, che tendevano a sclerotizzarsi nel tempo.

In quasi tutti i casi le varie questioni sopra accennate si sono poi risolte con il passaggio a Datatex ma
– inizialmente, e non solo – hanno contribuito non poco a instillare un’abnorme diffidenza e quasi un fastidio nei confronti del mondo IT.

Questo è stato ed è senz’altro vero, ma credo anche – e con questo vengo al dunque – che ci sia una differenza fondamentale tra l’investimento in elettricità, di cui parlavamo prima, e la scelta di un sistema ERP per un’azienda.

Mentre l’elettricità, per una casa, è soltanto una necessità “basica” e “basilare” rispetto alla quale è comprensibile, per non dire ovvio, che il criterio di valutazione sia semplicemente quello del risparmio in bolletta, l’ERP – per un’azienda tessile – non è solo una necessità “intrinseca” e “strutturale” (un “male necessario”, insomma…) ma è anche un potenziale veicolo di innovazione che può generare grandi opportunità in tempi relativamente non lunghi, e con vantaggi a volte davvero notevoli in termini di costi/benefici.

E poi un piccolo inciso a chiosa del ragionamento: sfido chiunque a dire “la mia elettricità è migliore della tua”; un’azienda produttrice e distributrice di elettricità potrà al massimo dire: “il mio servizio è migliore del tuo”.

Chi crea e fa funzionare software ERP può dire (eccome se lo può dire…): “il mio ERP è migliore del tuo”.

Dato il background culturale “classico”, e da appassionato di AI da tempi insospettabili, chissà perché, ma ho sempre trovato “moderatamente entusiasmante” il mondo IT (non chiedetemi come mai, non lo so nemmeno io…); e ovviamente non ho la pretesa e l’ardire di poter trasmettere a tutti questa passione…

Quello che ho cercato e cerco sempre di fare è aiutare a diffondere un “approccio culturale” all’innovazione digitale, che non è l’interesse per i meri aspetti tecnici del nostro lavoro (questo può esserci o non esserci, ma non è il punto fondamentale…) ma è la consapevolezza delle grandi occasioni che la rivoluzione tecnologica può dischiudere per le aziende, e – ripeto il concetto iniziale – soprattutto per le aziende manifatturiere tessili e confezioniste.

Al centro del dibattito ci sono oggi giustamente le nuove frontiere legate al mondo dell’Intelligenza Artificiale, ma non dimentichiamo che spesso nelle aziende la scarsa propensione all’innovazione informatica e digitale inibisce l’adozione di soluzioni molto più abbordabili e di impatto immediato e da subito proficuo.

Presso un nostro cliente ho impiegato mesi, forse anni, a convincere i “decisori” a sostituire – digitalizzando tutti i vari “procedimenti” coinvolti – i fogli di carta che venivano utilizzati da tutti gli operai per gestire e monitorare l’avanzamento di produzione.

Oggi basta premere un pulsante collegato al software, senza bisogno di persone che scrivano con la penna e altre persone che poi copino i fogli di carta su un foglio Excel, perdendo del gran tempo e rischiando di fare errori non percepibili, o percepibili quando è troppo tardi, e i buoi sono scappati…

Le cose che si fanno oggi in qualche modo “funzionavano” anche prima?

Probabilmente sì, ma a quali costi?

A proposito, visto che abbiamo l’abbiamo citato… quanti fogli Excel vediamo ancora negli uffici?

Troppi…? Pochi…? A sufficienza…? Non saprei, non rispondo…?

E questo da che cosa dipende?

Anziché adottare soluzioni innovative ed efficienti, sovente si lavora ancora con sistemi che non offrono dati certificati, che comportano – talvolta gravi – problemi nella condivisione dei dati e che lasciano troppo spazio alla soggettività nell’elaborazione, nella presentazione e nell’interpretazione dei dati.

Ma sto facendo solo un esempio tra i tanti.

Gli investimenti nel sistema informativo aziendale, e in generale nei sistemi di automatizzazione e digitalizzazione dei processi, si riescono in molti casi ad ammortizzare molto prima di quanto si pensi e offrono soluzioni – analizzate e proposte caso per caso, tanto per non far nomi, dai tecnici di Datatex – che non si limitano a “far funzionare le cose e farle funzionare bene” ma instradano l’azienda verso un percorso di cambiamento che di sicuro farà risparmiare tempo e soldi.

Quando l’imprenditore accantona per un istante le proprie ferree convinzioni, e capisce questo, dopo le fisiologiche diffidenze iniziali, finisce per cambiare sguardo, e un po’ si illumina (mai come per le macchine tessili, in ogni caso…).

Di certo – ci è capitato tante volte – ci ringrazia, anche a distanza di anni.